INTRODUCCIÓN
El concepto de auditoría interna, es muy usado en aviación y otros sectores. El requisito de tener un proceso de auditoría interna, incluido en una función de control de conformidad o en un sistema de gestión está recogido en diferentes regulaciones (Reglamento 965/2012, RD 750/2014, Parte M, Parte 145, Parte 21…) y sistemas de gestión ISO o UNE. En ocasiones sobre este proceso se asocian estereotipos de los que se debe huir, tales como papeles internos, teatro, cumplir el expediente, …, todos ellos con carácter negativo y que nos apartan del verdadero espíritu y objetivos de la misma.
A la pregunta por qué ocurre esto, la respuesta puede que sea un poco culpa de todos los actores intervinientes en el proceso, que por parte de la dirección de la empresa no haya sabido valorar en su medida esta herramienta, la priorización de la producción sobre la calidad y el cumplimiento de requisitos, bajo nivel de los informes realizados no aportando información útil, y probablemente otras causas que nos hayan llevado a esta situación.
Antes de plantear posibles soluciones a estas causas en este articulo pretendemos daros una visión clara de lo que debe ser una auditoría y como gestionar la misma para convertirla en una herramienta y no en un fin para cumplir unos requisitos de manera suficiente.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA
Lo lógico en primer lugar es ir a la definición de auditoría. En la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión” se define este concepto como:
“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”
Detrás de esta definición se esconden muchas e importantes ideas. El correcto desarrollo de las mismas y adaptación a cada organización van a permitir el éxito de esta herramienta.
Proceso sistemático.
El primer término que encontramos es “Proceso sistemático”, es importante que la forma de obtener información en una auditoría obedezca a una metodología preestablecida y que no sea algo improvisado. Esto no significa que en todas las situaciones debamos utilizar idéntico método. Por ejemplo, el uso de listas de chequeo. Esta controvertida herramienta tiene su utilidad en los casos en los que los requisitos a auditar sean muchos y complejos, de alguna forma va a ayudar a cumplir con los criterios de auditoría y alcanzar así el objetivo de la misma. Pero no olvidemos que la lista de chequeo no es un fin, sino un medio y el auditor debe tener en todo momento la competencia e independencia para salirse de la misma y profundizar en cualquier aspecto que considere relevante para obtener una mejor visión en el proceso de auditoría. El concepto “sistemático” debería referirse a que la auditoría fuera reproducible y que la realización en diferentes momentos e incluso por diferentes auditores se hiciera de forma semejante. Para ello hay dos elementos que tienen gran importancia:
- La competencia del auditor
- Las habilidades del auditor
Dos auditores con un nivel de competencia semejante y con unas habilidades parecidas realizarán auditorías con un grado de profundidad parecido y por tanto facilitará que el proceso de auditoría sea sistemático y, sobre todo, evitaremos frases típicas minusvalorando la herramienta:
“Esto no me lo pide el auditor XX”, “Con ZZ esto que dices no es discrepancia” y algunas otras más que seguro el lector reconoce.
En cuanto a las habilidades del auditor, es difícil conseguir un grado semejante de habilidades. Esta condición puede salvarse a través de la realización de cursos extendidos a los auditores en los que se incluya una parte relacionada con las habilidades del auditor y su desarrollo.
Otra herramienta que se puede desarrollar en las empresas en las que exista más de un auditor cualificado es la realización de FOROS de Auditores, con el objeto de armonizar los criterios y trabajar las habilidades de los mismos. Puede ser una buena herramienta para “calibrar” al auditor, y reducir las diferencias entre los mismos.
Proceso independiente.
Este es otro de los pilares de la auditoría, y aunque la independencia es clara a la hora de su definición y aplicación, hay circunstancias que transcurren a lo largo del tiempo que pueden poner en peligro este aspecto.
Partiendo del hecho de que la independencia se logra haciendo que el auditor no audite su propio trabajo o área de influencia, existen otros elementos que pueden romper la independencia. Entre ellos podríamos citar:
- Efecto “Síndrome de Estocolmo”. Bajo este efecto me gustaría poner de manifiesto situaciones en las que el trabajo diario hace que auditor y auditado tengan una relación además de profesional, de amistad, esto conlleva a que algunas evidencias de la auditoría no se consideren de la misma forma o se trate de minimizar.
- Efecto “Presiones inducidas”. En algunas ocasiones en las organizaciones existen presiones no explícitas, y una cultura de permisividad, esto pone al auditor, o al departamento que gestiona las auditorías, en una atmósfera que le lleva a bajar el nivel de exigencia.
- Efecto “Complacencia”. Este fenómeno también lo tenemos en equipos de auditores con larga experiencia y/o antigüedad en una empresa. En cuyo caso podría dar por buenos algunos procesos o situaciones que no lo son.
- Efecto “Acoplamiento”. Cuando el auditor interno está involucrado continuamente en la verificación de un mismo proceso, instalación o área, o cuando los incumplimientos detectados se convierten en sistemáticos y su tratamiento no es efectivo, lo cual puede terminar por condicionar el nivel de exigencia del auditor interno.
Una vez identificados los efectos que pueden atentar de forma implícita a la independencia del proceso ¿cómo se puede luchar contra ellos? La receta parece sencilla:
- Rotación del personal, diseño de un programa de auditorías que combine recursos internos y externos, es decir externalización parcial.
- Apoyo activo de la Alta Dirección, que soporte y promueva de forma explícita la labor de los equipos auditores, sin caer en la crítica hacia la auditoría ante su equipo de colaboradores.
Proceso documentado.
El proceso de auditoría se inicia en la programación de las auditorías de un sistema, la planificación de una auditoría, la preparación de la auditoría (Cheklist, revisión de anteriores informes, revisión de requisitos previa…), realización de la auditoría (presencial o en remoto), identificación de registros de auditorías no conformes, elaboración del informe, distribución y lectura del informe.
Todas estas actividades dentro del proceso deben estar registradas para que, en cualquier momento, se puedan reconstruir partes o la totalidad del mismo. Evidentemente esta necesidad genera una carga administrativa no pequeña, es por ello que la organización debe enfocar sus esfuerzos en la auditoría y minimizar la parte administrativa, una solución pasaría por la adquisición de herramientas de auditoría que reduzcan o faciliten este proceso (software, hardware u otros recursos).
CONCLUSIÓN
No queremos terminar este artículo sin realizar una reflexión acerca del objetivo de la auditoría interna. Éste no es otro que el de corregir las desviaciones del sistema y el de dar a la dirección información sobre el grado de cumplimiento de los requisitos (Internos y externos) para la toma de decisiones y para la identificación de áreas de mejora. Un buen programa de auditorías, basado en el riesgo de los procesos, en la historia de ellos y con una metodología probada, dota a la organización de una herramienta cuyos productos (informes de auditoría) deben ser considerados como un elemento valioso para la toma de decisiones.
¿Qué signos o señales evidencia que la herramienta funciona? Además de las entrevistas con los directivos, podríamos tener un indicativo de la utilidad del proceso en el porcentaje de recomendaciones o acciones de mejora iniciadas a partir de los informes de auditoría.
La eficacia de un programa de auditorías podrá verse entonces en la reducción del nivel de gravedad o incumplimiento de las no conformidades detectadas, y en una mejora tangible de la capacidad de la organización para cumplir sus objetivos, lo cual es síntoma inequívoco de un programa real y correctamente implantado.
