SMS en aviación: gestión de los cambios durante la pandemia y los efectos de una “nueva normalidad”

Desafíos, cambios, retos, resiliencia, seguridad, pandemia, se han convertido en palabras habituales en nuestro entorno aeronáutico, y resulta todo un reto en intentar mantener los niveles y estándares operacionales a niveles seguros si no incorporamos una serie de cambios significativos en los procesos de las organizaciones.

Si una organización ya ha incorporado en su estructura un Sistema de Gestión de Seguridad (SMS), debe procurar utilizar sus procedimientos y los requisitos existentes para garantizar de que cualquier cambio, así como los riesgos aceptables, se gestionen de forma adecuada. Para organizaciones que aún no tienen un SMS implementado, se pueden aplicar también muchos de los principios de gestión de la seguridad para la toma decisiones informadas y basadas en riesgos en su propio entorno.

Pero ¿Cuáles son los desafíos a los que se enfrenta una organización en cuanto a la gestión de la seguridad?

La clave se encuentra no en la aparición de COVID 19 y los esfuerzos que se han hecho por frenarlo, sino en los grandes retos operacionales a los que se enfrentan las organizaciones por causa de los innumerables cambios que han sido necesarios en un espacio de tiempo tan corto, los cuales pueden afectar significativamente la efectividad de los mecanismos de seguimiento y control del riesgo de la seguridad implementados.

Algunos de estos casos serían:

– Retos económicos

– Disminución prolongada y significativa de la actividad

– Cambios en el tipo de actividad o trabajo realizado (p.e. carga en lugar de pasajeros)

– Dificultades técnicas debido a preservaciones prolongadas

– Ajustes significativos en las tripulación de vuelo y otras actividades del personal

– Factor Humano asociado al estrés y ansiedad por posibles despidos u otras circunstancias personales

– Adaptación de las operaciones y actividades bajo requisitos regulatorios modificados (exenciones)

– Falta de disponibilidad de simuladores para la capacitación e incremento de sus costos

– Cambios en las actividades normales de formación de todo el personal

– Limitaciones en la disponibilidad y desplazamiento de personal especializado debido a restricciones de viaje

– Pérdida de proveedores / contratistas que pueden haber cesado sus actividades / operaciones debido a la pandemia.

¿Cómo afrontar tales desafíos?

Dependerá en sí mismo de si la organización cuenta o no con un SMS implementado.

En organizaciones con un SMS ya existente, lo más normal será utilizar sus procesos de evaluación y gestión del cambio para considerar cada situación de forma individual, identificando cualquier peligro relevante, valorando el nivel de riesgo e implementando las acciones mitigadoras apropiadas. Debido a la posibilidad de que se deban llevar a cabo una gran cantidad de cambios dentro de la organización, también es importante considerar el efecto acumulativo de las interacciones entre los cambios que se están implementando.

Es posible que, además de los cambios internos, la organización deba considerar y equilibrar otros riesgos externos, como los asociados la salud pública y protocolos COVID-19, de obligado cumplimiento en diferentes países, por lo que también deberán ser tenidos en cuenta mediante la gestión del proceso de cambio.

Cuando una organización NO TIENE UN SMS documentado o procedimientos de gestión de cambio, puede considerar seguir el proceso de gestión de cambio de seis pasos:

Paso 1: comunicarse y consultar

Paso 2: desarrollar el caso

Paso 3: realizar una evaluación y planificación de riesgos

Paso 4: preparar el plan

Paso 5: implementar el cambio

Paso 6: vigilancia y revisión continua

Este proceso es funcional y dinámico, por lo que resulta aceptable y no se ve afectado por qué tan rápido se deba implementar un cambio en la organización.

Paso 1: Comunicarse y consultar

La comunicación y la consulta efectivas son elementos que garantizan el éxito del cambio. Estos deben desarrollarse hasta completar todos los pasos del proceso de cambio. Todo comenzará por identificar las partes interesadas clave que necesitan ser consultadas, tanto interna como externamente.

Es posible que la organización no tenga experiencia en el trato con algunas de las partes interesadas necesarias, como las autoridades de salud pública, por lo que deben buscar orientación lo antes posible. La OACI destaca la importancia de la cooperación, la colaboración y la comunicación entre todas las partes pertinentes para garantizar los mejores resultados para la industria de la aviación, especialmente con la autoridad aeronáutica ya que algunos de los cambios requieren un proceso de validación y aprobación, que no siempre puede completarse a tiempo.

Paso 2. Desarrollar el caso

Las organizaciones deben asegurarse de comprender claramente el desafío que origina cualquier cambio, comprender lo que significará para sus operaciones y cuál será el alcance de cada cambio es por tanto relevante.

El gran número y la rápida implementación de cambios en respuesta a estos desafíos hacen que la gestión eficaz de cada cambio individual sea esencial. Las organizaciones deben considerar el caso de cada cambio de forma individual y el efecto acumulativo de todos los cambios relacionados con la pandemia. Mantener un registro de cambios actualizado que capture los detalles clave con respecto a cada cambio ayudará a las organizaciones a comprender los efectos acumulativos de sus cambios.

Las organizaciones que implementan exenciones (también conocidas como atenuaciones) en su operación deben cumplir con las regulaciones aplicables y garantizar operaciones seguras y continuas durante el plazo que dura la exención. Para aprovechar al máximo las exenciones, las organizaciones pueden necesitar un “Safety Plan” aprobado.

Pao 3. Evaluación y planificación del riesgo

Si bien algunos cambios pueden ser necesarios debido los requisitos regulatorios del sector, las organizaciones pueden verse más afectados por algunos cambios que por otros. En estas circunstancias, las organizaciones también deben considerar el riesgo asociado con no cambiar sus operaciones.

Es necesario un compromiso con todas las partes interesadas relevantes para garantizar que se evalúen las posibles soluciones a fin de que los peligros / riesgos que puedan introducirse, se evalúen y gestionen adecuadamente.

Al considerar los diferentes riesgos, las organizaciones deben mantener un registro de riesgos efectivo y actualizado que capture con suficiente detalle el riesgo asociado con todos los cambios.

Paso 4. Preparación del Plan

Cada cambio debe estar respaldado por un nivel apropiado de planificación, pero cada cambio no requiere necesariamente un plan completo. Dicha planificación debe estar documentada y podría incluir tiempos, tareas a completar, como el desarrollo de procesos de capacitación y la intención de comunicación más amplia.

Paso 5. Implementación del cambio

La pandemia ha provocado que algunos cambios se implementen rápidamente con poca advertencia. Para mantener la seguridad de las operaciones, las organizaciones deben asegurarse de que se lleve a cabo una gestión adecuada antes de implementar los cambios. Los cambios mal considerados y planificados tienen el potencial de introducir riesgos adicionales para la seguridad operacional de la aviación.

Para garantizar el éxito de los cambios rápidos y frecuentes, es posible que las organizaciones deban encontrar nuevos métodos para respaldar los cambios, incluida la forma en que se comunica o se capacita al personal.

Paso 6. Vigilancia y revisión continua

Las operaciones durante COVID-19 podrían resultar en cambios en los requisitos de aseguramiento y auditoría de una organización. Las organizaciones pueden estar operando con regulaciones cambiadas (debido a exenciones) y nuevos procedimientos. Las organizaciones deben garantizar el cumplimiento y la idoneidad de los nuevos requisitos. Esto se puede lograr mediante actividades de auditoría / aseguramiento, análisis de datos o informes de seguridad. También puede ser necesario adaptar el monitoreo de seguridad existente a los cambios operativos.

El impacto general de los cambios de la organización puede ser que los planes de auditoría interna aprobados previamente ya no sean relevantes. Es posible que las operaciones o actividades que se hayan detenido no requieran supervisión de auditoría, mientras que los cambios en el proceso existente pueden requerir un nuevo enfoque. Los comités de seguridad (donde se establezcan) deben revisar los programas de auditoría, considerar cualquier cambio organizacional y asegurarse de que el programa continúe reflejando las prioridades de la organización.

Las revisiones formales posteriores al cambio son útiles para determinar el éxito de cualquier cambio. Esta es el área de gestión que se descuida con mayor frecuencia, ya que las organizaciones tienden a pasar a la siguiente tarea una vez que se ha implementado un cambio y rara vez regresan y realizan una revisión sólida.

Durante el COVID-19, la necesidad de revisar la efectividad de los cambios es más importante que nunca. Muchas organizaciones habrán implementado el cambio más rápidamente de lo que podrían haberlo hecho anteriormente, lo que puede haber resultado en una gestión inefectiva del proceso de cambio.

La necesidad de un registro completo de cambios y registros también es importante ya que una organización regresa a operaciones más normales a medida que se relajan las restricciones de COVID-19. Un registro de cambios completo permitirá que una organización comprenda qué cambios pueden necesitar ser derogados gradualmente para permitirle volver a un estado «normal». Es importante señalar que es posible que algunas organizaciones no regresen a operaciones completamente «normales», es decir, a operaciones como eran antes de la pandemia. Una vez más, un registro de riesgos y cambios efectivos permitirá a una organización considerar los cambios que pueden volverse permanentes frente a los que son temporales una vez que se establece una nueva «normalidad».

Otras Consideraciones

Gestión de exenciones

Las exenciones emitidas por la autoridad aeronáutica relacionadas con el COVID-19 son temporales; tienen una fecha de finalización documentada y las organizaciones deben planificar para asegurarse de que sus operaciones cumplan con las regulaciones aplicables en ese momento. Si bien esta fecha de finalización puede variar según la presentación de un “Safety Case”, cada organización tiene una fecha en la que cesará su exención. Las organizaciones deben considerar volver a los requisitos reglamentarios normales antes de que expire el requisito de exención y asegurarse de que los principios de gestión de riesgos se apliquen al proceso.

Planificación futura

Como hemos visto, es probable que la situación de la pandemia se mantenga durante algún tiempo y si bien, una reducción de las restricciones ha permitido que las organizaciones reanuden sus operaciones, la reaparición de nuevos brotes de infección y variantes previamente desconocidas puede afectar las operaciones en el futuro.

Las organizaciones deben registrar las lecciones aprendidas de la «ola» inicial de la pandemia e incorporarlas en procedimientos como un Plan de Respuesta a Emergencias para mejorar la preparación futura.

Las organizaciones también deben tomarse el tiempo a medida que las operaciones comienzan a estabilizarse para garantizar que los cambios implementados durante la pandemia sean adecuados para operaciones futuras. La pandemia puede conducir a un cambio duradero (una nueva normalidad) y algunos de los cambios implementados en el punto álgido de la pandemia pueden no ser óptimos para las operaciones en curso; la solución rápida desarrollada durante la pandemia no necesariamente será la mejor solución a largo plazo. A medida que la situación se estabilice, deberán asegúrese de que el trabajo diseñado sea adecuado para su propósito de forma continua. Esto puede requerir la una re evaluación.

Los nuevos retos en la “nueva normalidad”

Reiniciar las operaciones aéreas o aumentar la actividad siguiendo las restricciones de COVID-19 también tiene el potencial de introducir nuevos peligros y riesgos en una organización.

El aumento de la actividad debe considerarse un cambio incluso cuando una organización simplemente está regresando a lo que alguna vez fue operaciones «normales». Las organizaciones deben seguir los procedimientos de gestión de cambios en sus SMS (cuando corresponda) para gestionar eficazmente su regreso al servicio o el aumento de actividades.

Los desafíos adicionales al reiniciar operaciones actualmente pueden incluir:

– Retorno operativo de aeronaves que han estado fuera de servicio durante un período prolongado.

– Tripulación que opera más allá de los requisitos normales de antigüedad.

– Operación en aeródromos que no se han utilizado durante un período de tiempo.

– Operación de rutas / aeródromos desconocidos – tipos de aeronaves anteriores retirados.

– Operación según los nuevos requisitos de salud pública, p. ej. máscaras.

– Comprender cómo interactúan estos requisitos con los requisitos de seguridad de la aviación.

– Operar con contratistas que han experimentado cambios de personal.

– Lidiar con los requisitos gubernamentales dinámicos y cambiantes (por ejemplo, restricción de fronteras estatales).

– Trabajar más estrechamente con las autoridades de salud pública para limitar el movimiento inadecuado de personas.

– Consideración del desempeño humano en el proceso de retorno al servicio.

Así la cosas, no resulta nada sencillo para las organizaciones el haber adaptado sus procesos a una realidad cada vez más limitante en cuanto a sus operaciones, siendo necesario un gran número de cambios a todos los niveles, pero tampoco nos da margen para relajarnos de cara al desarrollo de una eventual “desescalada” de esos cambios, y obliga entonces al Sistema de Gestión de la Seguridad a sacar todas sus armas para garantizar que el proceso se completa de forma segura y teniendo en cuenta todos los riesgos y peligros asumibles en esta “nueva normalidad”.

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